اینکه چگونه می‌توانیم فرآیندهای کسب‌وکار خود را بهبود بدهیم، یک سوال مشترک در بین مدیران کسب‌وکار‌های مختلف است. این سوال را می‌توان در مورد همه بخش‌های یک کسب‌وکار، از توسعه محصول گرفته تا بازاریابی و فروش، مطرح کرد. از طرف دیگر، بهبود فرآیندها زمانی ارزشمند است که به‌صورت مستمر در سازمان رخ دهد. استفاده از چرخه دمینگ در سازمان یک راه‌حل مفید برای بهبود دائمی فرآیندهای کسب وکار است. در این مقاله شما را با مراحل مختلف چرخه دمینگ آشنا کرده و توضیح می‌دهیم که چگونه می‌توانید به بهترین شکل آن را در سازمان خود به کار بگیرید.
معنی چرخه دمینگ چیست؟
این چرخه که به آن PDCA ( plan–do–check–act یا plan–do–check–adjust) هم گفته می‌شود، اولین‌بار توسط دکتر ادوارد دمینگ (یکی از مشهورترین متخصصان کنترل کیفیت) مطرح شد. PDCA مخفف واژه‌های Plan به معنی برنامه، Do به معنی عمل،Check به معنی بررسی و Act به معنی اجرا است. ترتیب واژه‌ها، مراحل پیاده‌سازی چرخه را هم نشان می‌دهد. این چرخه یک چهارچوب عملی برای پیشرفت مداوم در تمام بخش‌های یک سازمان را فراهم می‌آورد.
مراحل چهارگانه PDCA
چرخه در ۴ مرحله برنامه‌ریزی، عمل، بررسی و اجرا پیاده‌سازی می‌شود. اما توجه داشته باشید که PDCA، یک چرخه است و صرفا لیستی از مراحل نیست که از ابتدا شروع کنید و به انتها برسانید. اجازه بدهید تمام اجزا این چرخه را برایتان توضیح دهیم.
برنامه‌ریزی (Plan)
در این مرحله مشخص می‌کنید که برای رسیدن به هدفی که برای سازمان خود در نظر گرفته‌اید، چه مراحلی باید طی شود؛ بنابراین لازم است که شناخت دقیقی از سازمان خود و اهداف آن و همچنین فرصت‌ها و تهدیدهایی که سازمان با آن روبه‌رو است داشته باشید. با توجه به این موارد، اهداف مجموعه را تعیین، یک برنامه عملیاتی را برای رسیدن به اهداف طرح‌ریزی و معیارهایی را برای سنجش میزان موفقیت در رسیدن به اهداف انتخاب می‌کنید.
عمل‌کردن (Do)
وقتی مرحله اول چرخه یعنی برنامه‌ریزی را انجام دادید، نوبت به اجرای یک آزمایش می‌رسد. باید نشان دهید که برنامه‌تان کار می‌کند. اما توجه داشته باشید که این یک آزمایش اولیه است؛ بنابراین لازم نیست تمام منابع سازمان را برای آن به کار بگیرید. در واقع در یک مقیاس کوچک آن‌چه برنامه‌ریزی کرده‌اید را عملی می‌کنید.
بررسی‌کردن (Check)
اکنون نوبت بررسی نتایج مرحله قبل است. دوباره به اهدافی که در مرحله برنامه‌ریزی برای خود تعیین کرده بودید، نگاه کنید. با استفاده از معیارهای اندازه‌گیری که برای خود مشخص کرده بودید، تطابق نتایج به‌دست‌آمده را با اهداف مورد انتظارتان مورد ارزیابی قرار دهید. آیا برنامه‌ای که اجرا کرده‌اید شما را به اهدافتان رسانده است؟ آیا در فرآیند مورد نظر سازمان بهبود رخ داده است؟ اگر پاسخ به این سوال مثبت است، سراغ مرحله چهارم چرخه بروید. اگر پاسخ منفی است، به مرحله اول برگردید. بررسی کنید که کدام بخش از برنامه‌ریزی‌تان درست نبوده است؛ باید کدام بخش از آن را اصلاح کنید تا سیستم بهتر عمل کند؟ تغییرات لازم را در برنامه اعمال کنید و دوباره کارایی آن را مورد ارزیابی قرار دهید. در مثال چرخه دمینگ که در انتهای مقاله آمده است، می‌توانید نمونه‌ای را مشاهده کنید که در هر بار اجرای چرخه راه‌حلی به دست آمده است که بهینه‌تر‌از راه‌حل‌های قبلی بوده است.
اجراکردن (Act)
هنگامی که برنامه شما توسعه یافت و بررسی شد، زمان اجرای نهایی آن فرا رسیده است. بااین‌حال، توجه داشته باشید که چرخه هنوز به پایان نرسیده است. چرخه PDCA یک حلقه پیوسته بدون آغاز و پایان است. فرآیند جدیدی که ایجاد کرده‌اید، شرایط قبلی را بهبود داده است؛ ولی به این معنا نیست که این نقطه عالی‌ترین جای ممکن است. در واقع، این فرآیند جدید به خط پایه دیگری تبدیل می‌شود که لازم است در آینده به دنبال فرآیندهای بهبود‌دهنده برای آن باشید، تا هم برای مشتریان و هم برای سازمان سودآور‌تر شود.
فواید چرخه دمینگ در سازمان
همان‌طور که اشاره شد، PDCA را می‌توان در هر بخشی از یک سازمان به کار گرفت و از فواید آن بهره برد. در این بخش به ۳ مورد از مهم‌ترین فوایدی که این چرخه برای سازمان دارد اشاره می‌کنیم.
۱- تسهیل بهبود مستمر
ماهیت و ارزشمندی این چرخه در تکرار مستمر است. چرخه، مدیران را تشویق می‌کند که بهبود مستمر را دنبال کنند. اما یک نکته کلیدی وجود دارد؛ برای اینکه در بلند مدت نتایج آن دیده شود، رهبر سازمان باید نسبت به انجام پیوسته آن متعهد باشد.
۲- انعطاف‌پذیری
چرخه را می‌توان برای طیف وسیعی از فرآیندهای سازمانی استفاده کرد.
۳- ساده و درعین‌حال قدرتمند
مفهوم و مراحل آن آسان است و ابزارهای مورد نیاز ساده هستند. بااین‌حال، نتایج و راه‌حل‌های حاصل از آن می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر سازمان داشته باشد.
یک نمونه واقعی استفاده از چرخه دمینگ
در یک شرکت تولیدی بزرگ، گزارش‌های متعددی از آسیب‌های چشمی در بین اپراتورهای لیفتراک گزارش شده بود. برای حل این مشکل آن‌ها از PDCA کمک گرفتند و اولین راه‌حلی که به کار گرفتند، استفاده از محافظهای چشمی بود. متاسفانه این راهکار چندان در کاهش آمار آسیب‌های چشمی موثر نبود؛ بنابراین برای بار دوم چرخه را اجرا کردند.
دومین دور چرخه PDCA نشان داد که وقتی اپراتورهای لیفتراک پالت‌های محصول را بیرون می‌کشند، ضایعات هم از قفسه‌ها خارج می‌شوند. راهکاری که در این دور ارائه شد این بود که محافظهای پلاستیکی در بالای لیفتراک قرار داده شود. در نهایت در دور سوم چرخه به این نتیجه رسیدند که یک فرآیند تمیز‌کردن مداوم برای حذف و جلوگیری از تجمع ضایعات در قفسه‌ها تنها راه برای حذف علت اصلی است. فرآیند تمیزکاری به‌صورت فراگیر به اجرا درآمد. در نتیجه اجرای آن مشکل حل شد و جراحات چشمی ناپدید شدند.
در مثال چرخه دمینگ بررسی‌شده، می‌توان همه ۴ مرحله چرخه را مشاهده کرد؛ یک مشکل وجود داشت، پس برای حل آن راهکاری ارائه و برنامه‌ریزی شد. راهکار مورد نظر مورد آزمایش قرار گرفت. مرحله بررسی نشان داد که هدفی که سازمان به دنبال آن بود، محقق نشده است. به مرحله اول برگشتند و از نو برنامه‌ریزی کردند و دوباره مراحل عمل (Do) و بررسی (Check) را پیاده‌سازی کردند. بعد از سه دور، راه‌حل نهایی را پیدا کردند و مرحله آخر (Act) به اجرا درآمد.
برای پیاده‌سازی چرخه دمینگ از چه ابزارهایی می‌توان استفاده کرد؟
اکنون که اصول چرخهPDCA را می‌دانید، متناسب با بخشی از سیستم کسب‌وکارتان که به‌دنبال بهبود فرآیندهای آن هستید و متناسب با هدفی که برای خود تعیین کرده‌اید، می‌توانید ابزارها و نرم‌افزاهای لازم را به کار بگیرید. مثلا اگر نقطه‌ضعف سازمان شما در مدیریت ارتباط با مشتری است و به‌دنبال بهبود این فرآیند هستید، می‌بایست از نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) استفاده کنید.
دست‌به‌کار شوید
در این مقاله توضیح دادیم که چرخه دمینگ یا PDCA یک فرآیند تکراری ساده چهار‌مرحله‌ای است که هر سازمانی می‌تواند برای حل مشکلات و بهبود فرآیندهای تجاری خود از آن استفاده کند. با پیروی از دنباله برنامه Plan – Do – Check – Act، شرکت شما هم می‌تواند از مزایای ایجاد ذهنیت بهبود مستمر، با هدف تولید محصولات بهتر، ارائه خدمات با‌کیفیت‌تر و خلق راهی برای مشارکت کارکنان در تبدیل سازمان به مکانی بهتر بهره‌مند شود.
چنانچه نظر یا پیشنهادی دارید، حتما از طریق بخش نظرات با درمیان بگذارید.
