کاهش بهره‌وری سازمان، کاهش سرعت انجام کارها و افزایش خطا تنها بخشی از مشکلاتی است که یک کسبوکار فاقد سیستم با آن درگیر میشود. از طرف دیگر، در محیط کسبوکار پرشتاب امروزی، سیستم سازی کسب و کار یک گام مهم برای پیشی‌گرفتن از رقبا است. در این مقاله، مفهوم سیستم سازی در کسبوکار و فواید آن را بررسی می‌کنیم و مراحلی را که می‌بایست برای پیاده‌سازی آن در سازمان خود بردارید، توضیح خواهیم داد.
سیستم سازی در کسب و کار چه مفهومی دارد؟
برای پاسخ به این سوال، کسب‌وکاری را تصور کنید که در غیبت مدیر خود، با مشکلات جدی روبه‌رو میشود؛ دراین کسبوکار، کارکنان در مواجهه با کوچک‌ترین چالش‌ها نمی‌توانند به‌درستی تصمیم بگیرند که چه کاری انجام دهند؛ ارتباط و هماهنگی بین کارکنان کاملا خدشه‌دار میشود و کارها بدون انسجام کافی دنبال میشود؛ در نتیجه این مشکلات، ارتباط با مشتریان هم مختل میشود و در نهایت ممکن است فروش کاهش یابد. مشکل اصلی چنین کسب‌وکاری این است که هیچ دستورالعمل از پیش تعیین‌شده‌ای برای فرآیندهای مختلف وجود ندارد. اگر هم دستورالعملی وجود داشته باشد، صرفا در ذهن مدیر کسبوکار است. به‌عبارتی مستندسازی نشده است.
در نقطه مقابل یک کسبوکار دارای سیستم قرار دارد. در این کسبوکار، حتی در غیبت مدیر همه می‌دانند وظیفه‌شان چیست و همه فرآیندها مانند قبل انجام میشود. در این کسبوکار لازم نیست مدیر زمان و انرژی زیادی صرف امور جاری شرکت کند و به‌جای آن می‌تواند بر خلق ایده‌های جدید و گسترش کسبوکار تمرکز کند؛ بنابراین سیستم سازی در کسب و کار به معنای روشن‌ساختن و مستند‌کردن تمامی فعالیت‌های کسبوکار است. در طی سیستم‌سازی دقیقا مشخص میشود که هر فرایند چگونه باید انجام شود و برای انجام آن چه مراحلی صورت گیرد.
۹ فایده سیستم سازی در کسبوکار
سیستم‌سازی می‌تواند مزایایی متعددی برای کسبوکار داشته باشد و عملکرد کلی و رشد یک شرکت را به طور قابل‌توجهی بهبود ببخشد. ۹ مورد از این مزایای کلیدی عبارتند از:
۱- افزایش کارایی
سیستم‌سازی به ساده‌کردن فرآیندها، حذف اقدامات غیر ضروری و خودکارسازی وظایف تکراری کمک می‌کند که در نهایت منجر به افزایش کارایی و بهره‌وری در سازمان میشود.
۲- بهبود کیفیت محصول نهایی
استانداردسازی فرآیندها باعث میشود که وظایف به طور مداوم و مطابق با دستورالعمل‌های تعیین‌شده انجام شود؛ در‌نتیجه محصولات و خدمات، با کیفیت بالاتری به دست مشتری خواهد رسید.
۳- مقیاس‌پذیر شدن کسبوکار
کسب‌وکاری که با‌ساختار و نظام‌مند است می‌تواند به‌راحتی خود را رشد و گسترش دهد. چون، فرآیندها و سیستم‌های آن قابلیت مقیاس‌پذیری دارند. در‌حالی‌که در کسب‌وکاری که سیستم در آن وجود ندارد، بزرگ‌تر کردن کسبوکار هزینه بسیار زیادی خواهد داشت.
۴- تصمیم‌گیری بهتر
سیستم‌سازی امکان جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل داده‌ها را فراهم می‌کند. با انجام ارزیابی‌های دقیق مدیران می‌توانند تصمیم‌های استراتژیک بهتری بگیرند و سازمان خود را در چرخه بهبود مستمر قرار دهند.
۵- کاهش اتکا به افراد کلیدی
با مستندسازی فرآیندها و رویه‌ها، کسبوکار، وابستگی خود را به کارکنان خاص کاهش می‌دهد و اطمینان حاصل می‌کند که حتی در صورت جابه‌جایی یا غیبت این کارکنان، فعالیت‌ها می‌تواند بدون مشکل ادامه یابند.
۶- صرفه‌جویی در زمان
با وجود سیستم‌های کارآمد، صاحبان و مدیران کسبوکار می‌توانند در زمان صرفه‌جویی کنند و به‌جای تمرکز بر امور روزمره، وقت خود را صرف توسعه شرکت و فرایندها کنند.
۷- افزایش رضایت کارکنان
وقتی نقش‌ها و مسئولیت‌های کارکنان مشخص باشد، کارکنان درک بهتری از وظایف و انتظارات خود خواهند داشت که می‌تواند منجر به افزایش رضایت شغلی آن‌ها شود و افزایش رضایت شغلی آن‌ها در نهایت به سود شرکت خواهد بود.
۸- تسهیل آموزش کارکنان جدید
سیستم‌سازی، آموزش کارکنان جدید و حضور سریع آن‌ها را تسهیل می‌کند، چون این کارکنان از همان ابتدا که وارد سازمان می‌شوند، مسِئولیت‌ها و وظایفی که بر عهده‌شان گذاشته شده، مشخص است.
۹- ارزش‌بخشیدن به کسبوکار
کسب‌وکاری که سیستم‌سازی در آن انجام گرفته است، برای خریداران یا سرمایه‌گذاران بالقوه جذاب‌تر است، چون اساسا چنین کسب‌وکاری پتانسیل رشد و قابلیت انطباق‌پذیری بیشتری نسبت به یک سازمان بدون سیستم دارد.
مراحل سیستم سازی کسب و کار (۱۰ مرحله)
برای سیستم‌سازی در هر سازمانی ۱۰ مرحله اساسی وجود دارد که در ادامه به توضیح این مراحل خواهیم پرداخت.
۱- اهداف و استراتژی کسبوکار خود را تعیین کنید
ابتدایی‌ترین گام برای سیستم‌سازی، تعیین هدف‌هایی است که کسب‌وکارتان دنبال می‌کند و در ادامه باید استراتژی‌ها و برنامه‌های عملیاتی لازم برای دستیابی به این اهداف را مشخص نمایید.
۲- فرآیندهای کلیدی را شناسایی کنید
کسبوکار خود را برای شناسایی فرآیندهای کلیدی که به موفقیت آن کمک می‌کنند، تجزیه و تحلیل کنید. این فرآیندها ممکن است شامل فروش، بازاریابی، خدمات مشتری، تولید و غیره باشد.
۳- فرآیندها و دستورالعمل‌ها را مستند کنید
برای هر فرآیند، مستندات واضح و دقیق ایجاد کنید، مراحل، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و منابع درگیر را مشخص کنید. این مستندات به‌عنوان یک راهنما برای کارکنان عمل خواهد کرد و باعث میشود تمام بخش‌های کسبوکار بر اساس یک نقشه راه واحد عمل کنند. برای مثال با انجام مستندسازی به‌صورت دقیق مشخص میشود که اگر مشتری سوال الف را بپرسد پاسخ باید این مورد باشد. این مسئله باعث یک‌دست شدن تمام فرایندها میشود و کارمندان در انجام وظایف محول‌شده بر اساس سلیقه شخصی عمل نخواهند کرد.
۴- ساختار سازمانی را ایجاد یا بازطراحی کنید
شاید لازم باشد ساختار سازمانی خود را اصلاح و بازطراحی کنید؛ چون ساختار سازمانی شما باید از فرآیندهای سیستمی که در حال پیاده‌سازی آن‌ها هستید پشتیبانی کند. این طراحی ساختار سازمانی شامل تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها، ایجاد تیم‌های مختلف و ایجاد کانال‌های ارتباطی بین بخش‌های مختلف و اعضای تیم‌ها است.
۵- فناوری و اتوماسیون را پیاده‌سازی کنید
از فناوری و ابزارهای اتوماسیون برای ساده‌کردن فرآیندها، کاهش وظایفی که به‌صورت دستی انجام میشود و بهبود کارایی استفاده کنید. برای مثال، از نرم افزار سیستم سازی کسب و کار مانند نرم‌افزار مدیریت پروژه، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا سایر ابزارهای تخصصی مرتبط با حوزه فعالیت خود استفاده کنید. با استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری، فرآیند‌ی که در حالت عادی نیاز به به‌کار‌گیری چندین بخش سازمان و اتلاف انرژی و زمان زیادی دارد، با صرف کمترین هزینه انجام خواهد شد.
۶- آموزش کارکنان را جدی بگیرید
در این مرحله باید اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان با فرآیندهای سیستمی آشنا شده‌اند و نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را درک می‌کنند؛ بنابراین باید یک برنامه آموزشی دقیق برای آن‌ها تدوین کنید؛ اما توجه داشته باید که این آموزش‌ها، هم برای کارکنان قدیمی و هم کارکنان جدید باید به‌صورت مستمر پیگیری شود.
۷- نظارت و ارزیابی را دقیق انجام دهید
به‌طور منظم عملکرد فرآیندهای سیستمی‌شده خود را ارزیابی کنید. با جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل نتایج، گزارش‌هایی را برای شناسایی زمینه‌های بهبود و پیگیری اهداف کسبوکار تهیه کنید.
۸- به‌صورت مستمر فرآیندهای خود را بهبود دهید
بر اساس نتایج ارزیابی‌های خود، سعی کنید بهینه‌سازی‌های لازم را در فرآیندها و سیستم‌های خود انجام دهید. همچنین ضروری است، فرهنگ بهبود مستمر را در ذهن تمام کارکنان خود جا بیندازید تا از تغییرات احتمالی در جهت بهبود نقایص استقبال کنند.
۹- ارتباط و همکاری موثر داشته باشید
به روش‌های مختلف کارکنان خود را تشویق کنید که با یکدیگر ارتباط و همکاری داشته باشند. به همدیگر بازخورد دهند و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند. این کار باعث میشود، کارایی سیستم سازی بالاتر برود.
۱۰- بررسی و به‌روزرسانی فرآیندها را انجام دهید
به‌طور دوره‌ای فرآیندها و مستندات سیستم‌شده خود را بررسی و به‌روزرسانی کنید تا مطمئن شوید که به‌درستی کار می‌کنند و با اهداف بلند‌مدتتان تطابق دارد.
به یاد داشته باشید که سیستم‌سازی یک فرآیند پیوسته است
در این مقاله سعی کردیم مفهوم سیستم سازی کسب و کار و مراحل انجام آن را توضیح دهیم؛ اما توجه داشته باشید که فرایند سیستم‌سازی، یک فرایند پیوسته است. به این معنا که بعد از سیستمی‌کردن هر کدام از فعالیت‌های کسبوکار، می‌بایست به‌صورت دقیق تمام امور را زیر نظر بگیرید و ارزیابی دقیقی از میزان تحقق اهداف کسبوکار داشته باشید تا در صورت لزوم بتوانید تغییراتی را در سیستم به وجود بیاورید و آن را بهینه‌تر کنید.
