بهترین کاندیداها برای استفاده از هاست اکسچنج چه شرکتهایی هستند؟
دید عمومی نسبت به هاست اکسچنج کاربرد آن در کسب و کارهای کوچک است، در حالیکه اکسچنج درون سازمانی برای سازمانهای بزرگ مناسب تر است، مدت زمان زیادی از زمانیکه شرکتهای پیشرو تصمیم به استفاده از خدمات ابری و هاست اکسچنج گرفته اند نمی گذرد، ولی در همین مدت کوتاه نیز مزایای آن را به صورت شفاف دیده و در حال بهره گیری از آن هستند.
دست آورد استفاده از هاست اکسچنج برای واحد فناوری اطلاعات (با استفاده از هاست اکسچنج چه مزایایی را می توان انتظار داشت؟)
چرا باید سازمان شما مهاجرت به هاست اکسچنج را تجربه کرده و در برنامه توسعه خود قرار دهد؟ دلایل مستحکم و متنوعی برای این انتخاب می توان ارائه داد، از جمله تمرکز بر روی هزینه مستقیم و غیر مستقیم، امنیت و سایر مواردی که در ادامه مطلب در مورد آن بحث خواهد شد.
کاهش هزینه ها
بسیار از افراد تصمیم گیر در سازمان بر این باور هستند که مدیریت اکسچنج به صورت داخلی بسیار کم هزینه تر از توسعه و عملیاتی کردن آن بر بستر ابری است، در برخی موارد محدود این طرز فکر درست است ولی در اکثر موارد خلاف آن صادق است.
مدل هزینه موسسه تحقیقاتی آسترمن ثابت می کند که در اکسچنج درون سازمانی هزینه توسعه برای هر پست سازمانی در ماه نزدیک به ۴۹ دلار است که در طول چندین سال بسیار پرهزینه تر از استفاده از هاست اکسچنج است.(البته در نظر داشته باشید در قیمت خدمات ابری اورست این هزینه ها بسیار ناچیزتر از خدمات ابری مورد مطالعه در دنیا است)
افزایش توانایی در پیش بینی هزینه ها
باید توجه داشت که استفاده از هاست اکسچنج امکان پیش بینی هزینه ها را به صورت ساده تر و در دسترس تر فراهم می کند، در حالیکه اگر از اکسچنج درون سازمانی استفاده کنیم، بسیار از هزینه ها وابسته به شرایط پیش خواهد آمد، که نه تنها قابل پیش بینی نیست بلکه قابل برآورد هم نمی باشد، این هزینه ها به دو دسته تقسیم می شود:
- مشکلات پیش بینی و دیده نشده که می توانند هزینه های جدیدی به سازمان در زمان استفاده از اکسچنج درون سازمانی تحمیل کنند، از جمله بلایای طبیعی، مشکلات تامین کننده برق، کاربرد امکانات جدید مطرح شده و …
- سازمانهایی با دید اینکه به صورت درون سازمانی از سیستم استفاده می کنند به صورت پیوسته اقدام به تغییر در سیستم کرده و کاربر و نیازهای غیر ضروری جدید اضافه می کنند که این تغییرات و کاربران جدید در نهایت منجر به نقض آستانه های سیستم و یا زیر ساخت فراهم شده می شود و در نهایت ممکن است نیاز به ارتقاء سیستم داشته باشد(که در اکثر موارد این تغییرات و نیازها غیر ضروری و قابل نادیده گرفتن می باشند)
کاهش هزینه های جانبی
در سازمانهای بزرگ هنگام استفاده و راه اندازی اکسچنج درون سازمانی نیازمند انتساب کارکنان برای نگهداری از سیستم هستند، اکثر افراد تصمیم گیر در سازمانها به این موضوع واقف هستند که به کارگیری افراد خبره در حوزه فناوری اطلاعات کار چندان ساده ای نیست، علاوه بر آنکه پس از به کار گیری این افراد باید کار متناسب با تواناییها به آنها اختصاص داده شود تا بتوان در آنها ایجاد انگیزه کرد.
استفاده از هاست اکسچنج امکان آزاد شدن کاربران فناوری اطلاعات برای پرداختن به سایر وظایف مهم در سازمان و کار روی پروژه هایی که می توانند برای سازمان مزیت رقابتی ایجاد کنند بپردازند، به عنوان مثال یکی از کارمندان فناوری اطلاعات را در نظر بگیرید که با توجه به تواناییهای وی مدیریت سیستم پیام رسانی و اکسچنج را بر عهده گرفته است، می توان با استفاده از هاست اکسچنج زمان این شخص را ازاده کرده و در سایر حوزه ها مانند سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان و… فعالیت کنند.
دسترسی به متخصصین حوزه اکسچنج
اگر چه اکسچنج یک سیستم ساده برای توسعه توسط کاربران است، برای مدیریت داخلی و درون سازمان روال کار اکسچنج چندان ساده نیست، بنابراین نیاز به حمایت و همکاری با یک متخصص در این حوزه خصوصاً در زمینه ارتقاء به نسخه های جدیدتر الزامی است، هزینه استخدام و استفاده از خدمات متخصصین در این حوزه بسیار بالا است و در بسیاری از کسب و کارهای کوچک فاقد توجیه اقتصادی است، در حالیکه استفاده از خدمات ابری مانند سرویس اورست دستری ۲۴*۷ شما را به کارشناسان متخصص در این حوزه فراهم می سازد.
ادامه کسب و کار مستحکم و پشتیبان گیری منظم داده ها
یکی از پرکاربردترین قابلیتها و مهمترین آنها این واقعیت است که در سرویس ابری اکسچنج تهیه پشتیبان و … برعهده سرویس ابری اورست و همکاران ما در اورست است، بنابراین کم کردن تاثیر اتفاقاتی همچون از سرویس خارج شدن سرور، از بین رفتن ایمیل ها و نحوه تهیه پشتیبان در کسب و کار شما به صفر خواهد رسید.
توسعه و گسترش سریع:
یکی از مهمترین مزایا استفاده از این سرویس سرعت راه اندازی و استفاده از آن است. به عنوان مثال استفاده از هاست اکسچنج نهایتا زمانی معادل به روز رسانی Mx های دامنه خواهد داشت، همچنین افزودن کاربر جدید به تنهایی و به سرعت نیاز به تعریف کاربر در پنل کاملاً فارسی و User Friendly اورست دارد، سایر تنظیمات و … توسط همکاران بنده به سرعت انجام شده و شما می توانید از این سرویس لذت ببرید.
انعطاف در توسعه:
یکی دیگر از امکانات هاست اکسچنج انعطاف پذیری بالای آن است که با سازمان این امکان را می دهد بر اساس شرایط خاص خود برای کارمندان مودر نظر ایمیل تعریف کننده به عنوان مثال سازمانی را تصور کنید که از اکسچنج درون سازمانی استفاده می کند، مشکل زمانی رخ می دهد که تمام دفاتر این سازمان نیازمند استفاده از یکی از پرسنل واحد فناوری اطلاعات (IT) برای مدیریت درخواستهای واحد خود هستند، در صورتیکه استفاده از خدمات هاست اکسچنج در اورست شما را از این نیاز مبرا کرده و شما در هر زمانی می توانید به کارشناسان خود در اورست دسترسی داشته باشید.
ارتقاء به نسخه جدید بدون وجود حواشی زمان بر و دردناک برای سازمان:
مهاجرت از یک نسخه به نسخه های دیگر (باید توجه داشت مهاجرت صرفاً به معنی به روز رسانی نیست، زیرا اکسچنج امکان به روز رسانی درجا به نسخه های جدیدتر را به شما نمی دهد، همچنین هزینه های این به روزرسانی بسیار زیاد و در مواردی برای سازمانهای کوچک غیر قابل توجیه است) از سمت دیگر با استفاده از هاست سرویس ابری عموماً این هزینه ها بسیار کمتر از مبلغ واقعی و در برخی موارد نیز رایگان است، این رویکرد جدید بابت صرفه جویی در حواشی ارتقاء و کاهش هزینه های تحمیلی به سازمان می شود.
کاهش تاثیر بر شبکه های داخلی
یکی از جنبه هایی که با استفاده از هاست اکسچنج برای سازمان شما مرتفع خواهد شد، کاهش میزان ترافیکی است که در شبکه داخلی در زمان استفاده از اکسچنج داخلی بر شبکه تحمیل می شود، هاست اکسچنج علاوه بر این مزیت، کنترل و سلامت فایلهای انتقال داده شده را نیز با استفاده از آنتی وبروسها کنترل می کند، که این موارد هم در آزاد کردن پهنای باند وهم در حفظ فضای ذخیره سازی و ارتقاء امنیت سازمان بسیار مهم است.
توانایی در ارائه راهکارهای ترکیبی
همانطور که پیش از این نیز اشاره شد در بستر ابری اورست، شما می توانید از یکپارچگی ایجاد شده بین شیرپوینت ۲۰۱۳ فارسی و Dynamic CRM 2015 و پراجکت سرور ۲۰۱۳ به صورت کامل بدون پرداخت هزینه اضافی استفاده فرمایید.
ایجاد امنیت فیزیکی مستحکم
به صورت عمده تمامی تامین کنندگان خدمات ابری امکانات گسترده ای در زمینه فراهم کردن ایمنی فیزیکی برای سرورهای خود ایجاد می کنند، از جمله عدم دسترسی افراد نامعتبر به سرور، روالهای احراز هویت چند مرحله ای، کنترلهای ویدیویی، امکان رهگیری ورود افراد و ریز فعالیتهای انجام شده و … که با استفاده از سیستم هاستینگ ضرورت تمام این موارد منتفی است.
مزایا استفاده از هاست اکسچنج برای کاربران نهایی
در حالیکه واحد فناوری اطلاعات امکان استفاده از هاست اکسچنج و مزایای آن را دارند آیا شرایط برای کاربران نهایی نیز فراهم است؟ پاسخ مثبت است و در ادامه به برخی از این راهکارهایی می پردازیم:
- گستردگی در امکان دسترسی به سیستم:
امکان دسترسی به ایمیل های اکسچنج و حساب کاربری از طریق مایکروسافت Outlook به سهولت بر پایه ویندوز و Mac از طریق مرورگرهای وب امکان پذیر است و به کاربران اجازه می دهد به ایمیل ها، تقویم کاری، وظایف و آدرس لیستهای خود از هر مکانی دسترسی خواهند داشت. همچنین حساب کاربری اکسچنج آنها از طریق POPو IMAP بر روی Clientها قابل دسترسی است.
- پشتیبانی از ویندوز و Mac:
از طریق Apple Mail که در سیستم عامل Mac در اختیار است، کاربران می توانند از طریق POP یا IMAP به ایمیل های خود دسترسی داشته باشند، Snow Leopard از سال ۲۰۰۹ امکان پشتیبانی کامل از Exchange را فراهم کرده است.
- دسترسی از طریق موبایل:
علاوه بر دسترسی آسان به ایمیل ها از طریق مرورگرها در پلت فرمهای مختلف، هاست اکسچنج نیز این امکان را فراهم می کند که کاربر از طریق بلک بری، iPhone، Android، IPad، Windows Phone به حساب کاربری اکسچنج خود دسترسی داشته و از ان استفاده کنند، که یک امکان بسیار کاربردی برای کاربران نهایی است، زیرا کاربران می توانند با استفاده از این امکان به ایمیل های خود به راحتی از طریق موبایل دسترسی داشته باشند، یک نکته مهم برای کاربران گوشی های بلک بری عدم نیاز به استفاده از زیر ساخت BlackBerry enterprise در زمان کاربرد به صورت درون سازمانی است.
- امکان به روز رسانی از طریق تمام زیر ساختها:
یکی از مزایای مهم استفاده از هاست اکسچنج امکان به روز رسانی و مشاهده تغییرات اعمال شده از طریق هر یک از زیر ساختها و ابزارهایی است که کاربر استفاده می کند به عنوان مثال:
کاربر می تواند یک قرار ملاقات را از طریق Ms Outlook توسط کامپیوتر رومیزی و یا لپ تاپ خود ایجاد کند، که این قرار ملاقات بلافاصله در سایر ابزارهای متصل به حساب اکسچنج خود قابل مشاهده است.
همچنین ایمیل خود را می توانید از طریق OWA توسط لپ تاپ ایجاد و ارسال کرده و سپس به فاصله کمی این ایمیل در Sent Itemکامپیوتر خانگی شخص نیز قابل مشاهده است.
- پشتیبانی از Big M موبایلیتی:
موبایلیتی به مفهوم توانایی در دستیابی به ایمیل، تقویم کاری و سایر نیازمندیها است، Big M mobility به عنوان امکان دستیابی افراد به کارهای خود از هر مکان بر روی هر ابزاری است که این امکان توسط هاست اکسچنج برای شما فراهم است.
هزینه Down Time:
بر اساس نتیجه بررسی انجام شده توسط موسسه تحقیقاتی Osetrman در طول یکماه کاری معمول سیستم email به صورت متوسط معادل ۴۳ دقیقه خارج از دسترس بدون برنامه ریزی قبلی خواهد بود، به عبارت دیگر در طول یک سال کاری به صورت متوسط ۸ ساعت و ۳۶ دقیقه در دسترس نیست، علاوه بر آن مدت زمان down بودن سیستم با برنامه ریزی قبلی ۸۵ دقیقه در ماه است که در طول سال به مدت ۱۷ ساعت خواهد رسید، در حالیکه در سرویس ابری اورست با توجه به پشتیبانی ۷*۲۴ سیستم زمان Down Time بودن سیستم حداکثر به نیمی از زمان اعلام شده خواهد رسید و به عبارتی شما با استفاده از هاست اکسچنج ۹۹.۷% UpTime خواهید داشت.
هزینه عدم دسترسی به سروهای ایمیل برای شرکتها بسیار زیاد است و این به دلیل تاثیر عدم دسترسی به ایمیل ها بر رویکل عملکرد پرسنل و سازمان است و شامل موارد زیر است:
- مشکل در سیستم سبب خواهد شد کل کارکنان فناوری درگیر تشخیص، تعیین و سازمان دهی مجدد بر اساس سیستم داخلی شود که سربار مستقیم برای سازمان به دنبال خواهد داشت
- خارج از دسترس بودن سرویس باعث از هم گسیختگی در کل شرکت و سایر پروژه های در دست انجام توسط واحد فناوری اطلاعات خواهد شد
عدم دسترسی به ایمیل ها سبب می شود که میزان بهره وری تا حدود زیادی کاهش یابد و روال انجام کار معمول کارکنان گسیخته می شود.
منبع: موسسه آسترمن (Osterman Reseach)
