امکانات کاربردی شیرپوینت

کاربرد شیرپوینت در نظم دهی به نیازهای نرم افزاری سازمان آن قدر مهم و قابل تامل است که می توان هزاران مثال برای آن آورد. در این مقاله قصد داریم درباره انواع متدهای استفاده از شیرپوینت برای پیاده سازی در سازمان های مختلف و کاربردهای آن چه به مثابه یک نرم افزار و چه به چشم یک پلتفرم بپردازیم.

شیرپوینت چیست؟

شیرپوینت یک بستر نرم افزاری قدرتمند است که سال ۲۰۰۱ در چرخه تولید محصولاتoffice xp  بر مبنای توسعه  نرم افزارهای tahoe و office server به وجود آمد. از سال ۲۰۰۱ تا کنون ۹ بار آپدیت شده و آخرین نسخه در دسترس از این نرم افزار شیرپوینت ۲۰۱۹ محلی (on-permise) می باشد.
مایکروسافت برای تحقق بخشیدن به تولید یک پلتفرم سیستم ساز آنلاین شیرپوینت آنلاین را زیرمجموعه office 365 ارائه می کند و به روزرسانی های متععدی نیز بر روی آن ارائه می دهد. همچنین نسخه نصبی این نرم افزار با قابلیت های بیشتر و البته به روزرسانی های کمتر تحت عنوان شیرپوینت سرور به صورت آن پرمیس یا لوکال در دسترس است و برای استفاده از آن باید حداقل روی یک سرور نصب گردد.

با توجه به اعلام خود کمپانی مایکروسافت شیرپوینت نزدیک به ۲۰۰ میلیون کاربر بر روی کره زمین دارد و بیش از ۲۰هزار سازمان از شیرپوینت برای رفع نیازهای نرم افزاری خود، به طرق مختلف بهره می گیرند.

پلتفرم چیست و چه تفاوتی با نرم افزار دارد؟

وقتی نیازی به داشتن یک نرم افزار حس می کنیم دو راه برای به دست آوردن آن داریم. اول خرید و نصب یک نرم افزار آماده که نیاز ما در آن لحظه را یا به صورت کامل یا به صورت ناقص برطرف می کند. باید توجه داشته باشیم که این نرم افزار حتی اگر نیازهای فعلی ما را به صورت کامل هم پوشش دهد برای نیازهای آتی ما که ممکن است خودمان نیز اطلاعی نداشته باشیم پاسخگو نخواهد بود و چه بسا که در مدت زمان کم نیازمند تعویض نرم افزار شویم. یکی از دلایل مهمی که ثبات نرم افزاری در خیلی از سازمان هایی که می شناسیم وجود ندارد و مدام می بینیم که در حال تغییر نرم افزار هستند نیز همین است که سراغ نرم افزارهای آماده موجود در بازار می روند و با توجه به پویایی سازمان در هر مرحله دچار چالشی جدید می شوند.

راه دوم این است که نرم افزار شخصی سازی شده خود را برای نیاز فعلی آماده کنیم و نگرانی از بابت آپدیت و تغییرات در آینده نیز نداشته باشیم. این نوشتن نرم افزار شخصی قطعاً نیاز به دانش برنامه نویسی و کار با نرم افزار دارد و چالش جدی آن شناخت بسترهای مختلف برنامه نویسی و درک دقیق نیازهای سازمان است. برای برطرف کردن نیازهای مختلف نرم افزاری بسترهای متفاوت برنامه نویسی وجود دارد که به اصطلاح به این بسترها پلتفرم (platform) گفته می شود. از پلتفرم ها برای ساخت سیستم های مختلف نرم افزاری استفاده می شود به همین علت به آنها سیستم ساز هم گفته می شود.

هر پلتفرم قابلیت ها و محدودیت های خاص خود را دارد و برای رفع نیازهای مختلف با استفاده از آنها می بایست دانش کافی در حوزه آنها کسب کرد. البته ناگفته نماند معماری خاص نرم افزارهای مایکروسافتی و یوزرفرندلی بودن آن ها باعث شده که در این حوزه نیز سردمدار باشند.

شیرپوینت به زبان ساده

شیرپوینت چیست؟ شیرپوینت یک پلتفرم است. پس قابلیت های مختلف برای ایجاد سیستم های مدیریت اطلاعات را برای ما فراهم خواهد کرد. اما چگونه؟ شیرپوینت شامل سایت ها، لیست ها، کتابخانه ها، وب پارت ها، اپ پارت ها، محتواها، اپ ها و صفحات مختلف است که با انتشار و ترکیب هر کدام از این ها در اشکال مختلف می توان به مقصود متفاوتی در حوزه های مختلف مدیریت اطلاعات رسید.

صفحات شیرپوینتی منظور صفحاتی در محیط وب هستند. شیرپوینت این امکان را در اختیار کاربران می گذارد تا صفحاتی پویا را در محیط وب منتشر کنند. این صفحات هم می توانند شامل متن یا محتواهای به خصوص باشند هم می توانند محتوا را از فضاهای دیگر فراخوانی کنند. البته که وب پارتها نیز می توانند در صفحات شیرپوینی نقشی عمل گرا داشته باشند.

لیست های شیرپوینتی منظور نمایه هایی است که رکوردهای متنوع اطلاعاتی را در خود ذخیره و به نمایش می گذارد.

کتابخانه های شیرپوینتی مسئول ذخیره سازی فایل ها، پوشه ها و اطلاعات هستند و قابلیت تنظیمات مختلف و متعدد را درون خود دارند.

وب پارت ها و اپ پارت ها که در مجموع به آن ها پورتلت هم می گویند می توانند به صفحات اضافه شوند. این پورتلت ها هم قابلیت نوشتن و توسعه توسط کاربر دارد هم قابلیت تهیه کردن و افزودن به سرور شیرپوینت. پس بدیهی است که وب پارت های آماده تا حد زیادی طرفدار بین استفاده کنندگان شیرپوینت داشته باشد.

کاربرد شیرپوینت در سازمان‌های بزرگ

باور عامه بر این است که شیرپوینت یک نرم افزار بزرگ است و فقط به درد سازمان‌های بسیار بزرگ (big scale)  می خورد. شاید با توجه به امکاناتی که شیرپوینت در اختیار کاربر می گذارد و بزرگی این پلتفرم، بی راه هم نباشد چنین قیاسی. اما از تاثیر شیرپوینت در سازمانهای متوسط و کوچک نیز نمی توان به راحتی گذشت.

در سازمانهای بزرگ نیازهایی چون مدیریت مستندات (DMS) مدیریت فرایندها (BPMS) کنترل و برنامه ریزی تولید، مدیریت دانش هوش تجاری (BI) وبسایت ها و نرم افزار CRM و استفاده کنندگان خدمات، راهکارهای کنترل پروژه همچنین ارتباط تیمی را می توان از طریق شیرپوینت پیاده سازی کرد.

سازمان های بزرگ ممکن است شرپوینت را بر روی سرورهای متعدد پیاده سازی کنند و اصطلاحاً یک فارم شیرپوینت راه بیندازند. در صورتی که شیرپوینت روی چند سرور پیاده سازی شود و کلیه اطلاعات از کاربران مختلف و سرورهای متعدد در یک دیتابیس تجمیع شود ما با یک فارم شیرپوینت روبروییم و آن گاه این امکان دربرابر ماست که برای گروه شرکت ها یا هلدینگ ها یک راهکار جامع نرم افزاری ایجاد نماییم. پس دور از ذهن هم نیست که باور عمومی شیرپوینت را بستر مناسبی برای پیاده سازی نرم افزار در سازمانهای بزرگ بدانند.

مدیریت مستندات با شیرپوینت

از جایی که شیرپوینت یک پایگاه داده منظم و داینامیک است که از هر سایت یا مجموعه ای دیگری می تواند اطلاعات را دریافت و پردازش کند اولین راهکاری که بیشتر کارشناسان نرم افزاری برای مدیریت مستندات DMS پیشنهاد می دهند پیاده سازی از طریق شیرپوینت است. کتابخانه ها و مخازن اسناد و سایت های شیرپوینت یان امکان را به ما می دهد که مستندات خود را با هر فرمتی طبقه بندی کنیم و از طریق وب در هر جایی به آن ها دسترسی داشته باشیم. همچنین جستجوی پیشرفته شیرپوینت این امکان را در اختیار ما می گذارد که علاوه بر کتابخانه ها و عناوین در داخل برخی محتواها مثل متن های داخل فایل های ورد یا اکسل را نیز جستجو کنیم.

فرم ساز و فرایندساز با شیرپوینت

مدیریت فرایندهای هر سازمان به دو مرحله تقسیم می شود. ابتدا باید به لحاظ ساختاری کل سازمان مورد تحلیل قرار بگیرد و فرم ها و فرایندها به صورت دقیق مستند گردند. سپس اگر تصمیم بر اتوماسیون و مکانیزاسیون اجرای فرایندها اتخاذ شد در بستر مناسب این فرم ها و فرایندها پیاده سازی گردند. پلتفرم های مختلفی برای این موضوع در دسترس کارشناسان برنامه ریزی و آی تی قرار دارد و شیرپوینت نیز یکی از قوی ترین بسترها برای این نیاز است.

ابزارهایی که بر روی بستر شیرپوینت اضافه می شوند تا در مسیر مدیریت فرایندها به کمک ما بیایند فرم سازهایی مثل نینتکس فرم Nintex form و پاورفرم پی بی سی Powerform PBC هستند. همچنین ابزار فوق العاده قدرتمند نینتکس ورکفلو Nintex Workflow برای ساخت گردش کار و ایجاد ارتباط بین فرم ها به کار گرفته می شود تا بتوان کلیه فرایندها را مدیریت نمود.

کنترل عملیات و هوش تجاری با شیرپوینت

به طور کلی راهکارهای کنترل عملیات جدا از راهکارهایی مثل مدیریت فرایندها و مدیریت مستندات نیست و برای کنترل تولید یا کنترل انبار یا هر سیستم اتوماسیون نظارتی دیگر ترکیبی از راهکارها را در شیرپوینت پیاده سازی کنیم. اما ابزار اصلی کنترل عملیات گزارش های تحلیل هستند. هر سیستم اطلاعاتی قابلیتهایی را برای ارائه گزارشات می بایست در خود داشته باشد اما مدیران با توجه به مشغله های خود این روزها توقعات بالایی از گزارشات دارند. مدیران از نرم افزار و مسئولین سیستم می خواهند گزارشاتی چند لایه به آنها ارائه دهند که علاوه بر پویایی و داینامیک بودن قابلیت ارائه تحلیل هم داشته باشد. هوش تجاری Power Bid یکی از بهترین ابزارهایی است که بر روی پلتفرم شیرپوینت اضافه می شود و با استفاده از دیتابیس شیرپوینت می تواند گزارش هایی با لایه های متعدد و تحلیلی به مدیران ارائه کند و بهترین دشبورد برای کنترل عملیات باشد.

وبسایت و پورتال شیرپوینتی

همانطور که گفته شد شیرپوینت این امکان را در احتیار کاربران می گذارد که کلیه اطلاعات را  بر روی صفحات اینترنتی بارگذاری کنند و عملاً یک سایت ساز هم محصوب می شود اما در بیشتر مواقع سایت های شیرپوینتی از این منظر جذاب می شوند که می توانند یک پایگاه داده حرفه ای و تعاملی باشند. پورتال های دانشجویی و پورتال های مشتریان بیشتر از این گونه هستند. از طرفی ادمین شیرپوینت اطلاعات مورد نظر خود را در سایت ها به روز می کند و از طرف دیگر کاربران سایت ها اطلاعات و درخواستهای خود را در همان سایت در پورتال شخصی شان وارد می کنند و در دیتابیس شیرپوینت ثبت و پردازش می شود. سایت های شیرپوینتی با اضافه شدن وب پارت ها و اپ پارت های مختلف امکانت متنوع دیگری نیز به خود می گیرند.

کنترل پروژه با شیرپوینت

هرگاه سخن از نرم افزار کنترل پروژه به میان می آید ذهن کاربران عموماً به سمت ام اس پراجکت Microsoft Project معطوف می گردد، اما مایکروسافت یک نرم افزار قدرتمندتر برای کنترل پروژه دارد به نام پراجکت سرور Project Server که مبتنی بر شیرپوینت است و برای دسترسی به آن باید شیرپوینت سرور را از قبل نصب داشته باشیم و مهمترین مزیت و تفاوت آن با ام اس پراجکت در تعامل اطلاعاتی با دیتابیس شیرپوینت و به تبع آن پاور بی آی و دیگر ابزارهای شیرپوینت است.

کاربرد شیرپوینت در سازمان های دولتی

از جایی که در سازمان های دولتی بخش اعظمی از گردش اطلاعات بین سازمان و ارباب رجوع شکل می گیرد، وجود شیرپوینت و زیرساختهای نظم دهی به گردش اطلاعات می تواند نقش مفیدی ایفا کند. در ایران بسیاری از وزارتخانه ها، ادارات و سازمان های دولتی همچنین دانشگاه ها و موسسات پژوهشی برای پورتال های اطلاعاتی خود از شیرپوینت استفاده می کنند.

سازمان های دولتی در اکثر اوقات فارم های بسیار بزرگ و گسترده متشکل از چندین سرور برای شیرپوینت خود دارند و گردش اطلاعات عظیم بین آن ها و بعضاً میلیون ها کاربر بدون وجود ابزاری چنین قدرتمند ممکن نبود. به عنوان مثال شرکت توزیع برق منطقه ای یک استان را در نظر بگیرید که با استفاده از شیرپوینت هم برای تمام مشترکین پورتال شخصی خودشان را اختصاص می دهد هم اطلاعات کلیه مشترکین را در دیتابیس خود نگهداری و مدیریت می کند و هم وبسایت شیرپوینتی را از این طریق توسعه می دهد. پروژه های برق رسانی و تعمیر نگهداری را با پراجکت سرور مدیریت می کند و فرایندهای عملیاتی را نیز درون شیرپوینت پیاده سازی می کند. در کنار همه اینها کلیه اسناد و مدارک مشتریک و پروژه ها را در شیرپوینت ذخیره می کند کما اینکه گزارش های تحلیلی را با پاور بی آی بر اساس دیتابیس شیرپوینت آماده می کند.

کاربرد شیرپوینت در شرکت های خصوصی و بازرگانی

شاید تصور کنید که شیرپوینت فقط به درد سازمان های بزرگ و دولتی می خورد اما اگر اینگونه بود  شیرپوینت آنلاین را بر روی آفیس ۳۶۵ ارائه نمی کرد تا شرکت های کوچک و چابک هم بتوانند از آن استفاده کنند. در ایران در حال حاضر فقط مجموعه اورست هاست ابری Cloud شیرپوینت ارائه می دهد. اما در شرکت های کوچکتر چه در صورت استفاده از شیرپوینت آنلاین چه استفاده از شیرپوینت سرور می توان کلیه مقاصد مدیریت اطلاعات را در حد و اندازه های کوچکتر نیز پیاده کرد. نکته مهم این است که هر کسی با توجه به نیازش می تواند از آن بهره ببرد. مثال خوبی که در این زمینه می توان زد صفحه خالی نرم افزار ورد word است. می توان با آن یک نامه چند خطی نوشت و همچنین می توان یک رمان هزار صفحه ای نوشت…