اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست ؟ بررسی مزایا و ویژگی‌های اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری تشکیل شده از سیستم های کامپیوتری و نرم افزاری متنوعی است که به منظور ایجاد، ذخیره سازی، جمع آوری، دستکاری براساس نیازهای اطلاعاتی دفتری، با هدف مدیریت و ساده سازی انجام کارهای روزمره استفاده می شود. ذخیره سازی داده های خام، انتقال الکترونیکی، و مدیریت داده های تجاری الکترونیکی همگی مفاهیم پایه اتوماسیون اداری را تشکیل می دهند. اتوماسیون اداری به منظور بهینه سازی و خودکار سازی رویه های اداری استفاده می شود.

در مقاله‌ی پیش روی شما قصد دارد تعریفی از سیستم اتوماسیون اداری را تشریح نماید و میزان اهمیت این سیستم را یادآوری نماید. این مهم است که بدانیم سیستم اتوماسیون اداری چیست و چرا به آن نیاز داریم.

اتوماسیون اداری چیست ؟

اتوماسیون اداری در لغت به مکانیزه سازی روند امور اداری و سازمانی می‌گویند اما در فرهنگ سازمانی امروزی اتوماسیون اداری به معنای سیستم مکانیزه مکاتبات اداری استفاده می شود. پس به معنای دقیق تر اتوماسیون اداری مجموعه راهکارهایی است که با کمک آن ها کاربران می توانند به صورت اتوماتیک مکاتبات و نامه های درون سازمانی و برون سازمانی خویش را ارسال کرده و دریافت نمایند و علاوه بر مطالعه، تایید و امضا و یا رد نامه ها، ارجاعاتی نیز بر روی آنها ترتیب اثر دهند.

در اصطلاح عموم به مکانیزه نمودن فرایندها و گردش کارهای سازمانی اتوماسیون اداری گفته می‌شود و نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزاری است که سامانه‌ی مکاتبات اداری، آرشیو و بایگانی سازمان و محل کار شما را مدیریت کرده و موجب مکانیزه شدن فرایند نامه نگاری می گردد.

با گذشت زمان و به وجود آمدن نیازهای جدیدتر، این نرم افزارها نیز گسترش یافتند و کاربران آن توانستند با استفاده از امکانات موجود در این نرم افزار به رفع نیازهای خود نیز بپردازند. و از آن به عنوان میز کار استفاده نمایند. برای مثال از بخش ابزار فرایندی موجود در نرم افزار، برای بهینه کردن فرایندها استفاده شد و یا از قسمت مخاطبین برای تعریف مشتری استفاده گردید و به همین ترتیب تلاش‌هایی نیز برای پیاده سازی سیستم‌های CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری در آن صورت گرفت هر چند که نباید این نرم افزار را با نرم افزار CRM اشتباه گرفت.

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری

  • کمک به تکمیل و انجام خیلی از وظایف با سرعت بیشتر و بهتر
  • صرفه جویی در تعداد کارکنان سازمان
  • نیازمندی به فضای کمتر برای ذخیره سازی داده ها
  • امکان دسترسی همزمان به داده ها توسط کارکنان در سازمان و فراهم شدن امکان کار گروهی

سیستم اتوماسیون اداری برای چه سازمان هایی مفید تر خواهد بود؟

نکات زیر به شما نشان خواهد داد که بهتر است در چه مواقعی از سیستم اتوماسیون اداری استفاده نمایید.

  • ابعاد سازمانتان را در نظر بگیرید:

هر چه سازمان شما بزرگتر باشد احساس نیاز به سیستم اتوماسیون اداری بیشتر احساس می شود.  اگر چه که بزرگ و کوچکی یک سازمان معیار مناسبی برای تهیه‏ی سیستم اتوماسیون اداری نیست اما با توجه به این که در سازمان های بزرگ نامه های داخلی از لحاظ کمی بیشتر از سازمان های کوچک است و همچنین سلسله مراتب گردش مکاتبات داخلی پیچیده و زیاد است، در سازمان هایی با ابعاد بزرگ‏تر، به این نوع سیستم نیاز بیشتری احساس خواهد شد.

  • فرایند نامه نگاری سخت و پیچیده است:

با توجه به این که در بسیاری از سازمان ها قواعد نامه نگاری متفاوت است و از پیچیدگی های متناسب با نوع آن کار نشات می گیرد وجود یک سیستم اتوماسیون اداری مفید خواهد بود. باید دانست که نگهداری دستورالعمل های فراوان برای مکاتبات اداری به صورت دستی کاری سخت و خسته کننده است اما نرم افزار اتوماسیون اداری به راحتی می تواند همه ی این موارد را مدیریت نماید و خطای مکاتبات اداری به صورت دستی را به صفر برساند.

هدف اصلی از به کارگیری اتوماسیون اداری

  • سادگی
  • سهولت استفاده
  • عدم نیاز به آموزش مکرر
  • راحتی فراگیری
  • گستردگی بازه کاربرد و عدم نیاز به استفاده از نرم افزارهای متنوع
  • پایداری سیستم و عدم لزوم به روز رسانی های مکرر
  • قابلیت اطمینان به سیستم در کار با داده های با حجم بالا و حفظ عملکرد در این شایط

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

 نرم افزار اتوماسیون اداری ابزاری است که داده‌ها را قادر می‌سازد به تنهایی و بدون دخالت انسان، از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند. این نرم افزارها به سازمان ها کمک می کند تا به طور ایمن اطلاعات را جمع آوری، مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند تا وظایف و فرآیندهای روزمره را انجام دهند. فرآیندها و رویه‌های تجاری موجود را بهینه و خودکار می‌کند.

نرم افزار اتوماسیون اداری می توانند به کارآمدتر کردن کسب و کار شما کمک کنند و کارهای تکراری و پر زحمتی که کارکنان شما مسئول آن هستند را کاهش دهند. هنگامی که نرم افزار اتوماسیون اداری به طور موثر مورد استفاده قرار گیرد، می تواند گردش کار را برای ذخیره سازی داده ها، تعمیر و نگهداری دفتر، کارکنان، مدیریت تسهیلات، حقوق و دستمزد و موارد دیگر ساده کند. در نهایت، ابزارهای اتوماسیون اداری در زمان صرفه جویی می کنند، بهره وری را بهبود می بخشند و تضمین می کنند که کسب و کار شما به طور موثر اجرا می شود.

انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری

نرم افزارهای اتوماسیون اداری نصبی

اتوماسیون های اداری سنتی صرفاً در محیط شبکه داخلی در دسترس بودند و الزاماً باید در محیط سازمان حضور می داشتیم که می توانستیم مکاتبات را مدیریت کنیم. با توسعه جغرافیایی شرکت ها، الزام به دورکاری در عصر مدرن، وجود نمایندگی ها و دفاتر فروش، و حتی سفرهای کاری مدیران عملاً امکان تجمیع همه کارکنان در یک مکان مشخص غیرممکن شده است. به همین جهت هم هست که نرم افزارهای تحت وب و ابری این روزها از محبوبیت زیادی برخوردار شده اند. این روزها نرم افزاری می تواند بهترین تجربه عملکردی را نصب سازمان کند که از همه جا در دسترس باشد و با کمترین هزینه و بیشترین امنیت بهترین کارایی را داشته باشد.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب و آنلاین

اتوماسیون اداری آنلاین زمانی برای سازمان ها آرزو بود. روند مکانیزاسیون و اتوماسیون فرایندها و مکاتبات اداری در بعضی سازمان ها آن قدر پیچیده بود که از زمان ورود یک نامه به سازمان و شروع گردش کار ممکن بود بارها و بارها نامه دانلود و آپلود شود، پرینت گرفته شده و اسکن شود، یا حتی از یک نرم افزار به نرم افزار دیگر ایمپورت و اکسپورت گردد. امروزه اما بیشتر سازمان های خصوصی و دولتی از نرم افزارهای سازمانی تحت وب و چابک برای انجام امور خود استفاده می کنند و وجود یک نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین یا ابری می تواند در بهبود عملکرد و سرعت بخشیدن به امور نقش مهمی ایفا کند.

لازم است بدانید که سیستم اتوماسیون اداری آنلاین، کاملترین نوع مدیریت مکاتبات اداری است و می تواند تمام نگرانی ها را از عدم دریافت نامه ها و یا آسیب رسیدن به بایگانی نامه های فیزیکی و همچنین از یاد رفتن کارهای مورد نظر در سازمان، رفع نماید.

اهمیت اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها

بعضاً پیش می آید که یک سازمان بدون شناسایی نیازهای واقعی خود اقدام به استقرار نرم افزاری نماید. قطعاً بازار رقابت و نیاز به خودنمایی نقش مهمی در این ولخرجی ها می تواند داشته باشد. نام اتوماسیون نیز آن قدر جذاب و کلاسیک هست که شرکت ها برای پز سازمانی هم که شده به سمت استقرار این نرم افزار بروند کما اینکه ممکن است اصلاً به آن نیاز نداشته باشند و وجود یک نرم افزار مازاد معادل است با رشد کارها در سازمان بدون رشد بهره وری.

با توجه به مطالب مطرح شده در بند قبل این سوال پیش می آید که چه زمانی سازمان ما برای داشتن یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یا حتی لوکال آماده است؟ پاسخ این است که هر زمان ما برای مدیریت یک بخش از سازمان به صورت دستی و با اتکا به نیروی انسانی دچار معظل می شویم دقیقاً وقتی است که نیاز به تهیه و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری داریم.

مثلاً تا زمانی که ما حساب و کتاب شخصی خود را داریم نیازی به نرم افزار حسابداری نداریم و زمانی که شرکت تاسیس می شود و کدهای تفضیلی و حسابهای مختلف نمایان می شوند نیازمند نرم افزار حسابداری خواهیم بود. درباره نرم افزار اتوماسیون یا مکاتبات اداری نیز همین مثال صدق می کند. تا زمانی که مکاتبات ما آن قدر محدود است که نیروی انسانی می تواند نسبت به طبقه بندی، ارجاع مناسب، تایید گرفتن و گردش کار آنها اطمینان حاصل کند شاید نیاز جدی ای به اتوماسیون اداری نداشته باشیم. اما اگر مکاتبات مهمی در سازمان ما گردش پیدا می کند یا ارزش زمان در مجموعه ما بالاست و قصد داریم به امور سرعت ببخشیم یا حتی تعداد نامه های ورودی و خروجی بالاست وقت آن است که نسبت به استقرار اتوماسیون اداری اقدام نماییم.

ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب

در ادامه به نکات مهمی که در انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین خوب برمی خوریم اشاره خواهیم کرد:

_ دسترسی مناسب از همه جا

وقتی صحبت از اتوماسیون اداری تحت وب می شود اولین و مهمترین نکته رد دسترس بودن  از هر نقطه ای از جهان است. اتوماسیون اداری تحت وب یا ابری می تواند صرفاً با وجود اینترنت از هر مکانی قابل دسترس باشد. کما اینکه در صورت نبود اینترنت در سرور محلی خود نیز قابلیت دسترسی خواهد داشت. پس بهتر است به دنبال نرم افزاری باشیم که هم در حالت آفلاین و هم در حالت آنلاین در دسترس باشد.

_ محیط ساده و کاربردی

یوزرفرندلی بودن یا طراحی جذاب باعث ارتباط برقرار کردن هر چه بیشتر کاربران با نرم افزار خواهد شد. همانطور که پیشنهاد دادیم برندهایی همچون مایکروسافت ثابت کرده اند همیشه در مسیر طراحی محصولات یوزرفرندلی گام بر می دارند. به طور کلی هر نرم افزار اتوماسیونی می بایست از این ویژگی به ذاته برخوردار باشد وگرنه با شرایط سختی برای استقرار مواجه خواهد شد.

_ ارتباط پذیری با دیگر نرم افزارها

ارتباط پذیری نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب با سایر نرم افزارهای قابل استفاده در سازمان یک اصل مهم و حیاتی در انتخاب هر نرم افزاری است. زیرا بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار در داخل ایران این امکان را ندارند یا در صورتی که بتوانند ارتباطی بین نرم افزارهای ارائه شده و دیگر نرم افزارها مثل نرم افزار سی آر ام یا مدیریت فرایندها ایجاد کنند هزینه گزافی دریافت می کنند.

حالت ایده آل برای خرید نرم افزار این است که از وجود وب سرویس و داکیومنتهای اینتیگریشن آن نرم افزار مطمئن شوید تا در صورت لزوم هر گونه ارتباط با سایر نرم افزارها را به راحتی بتوانید پیاده سازی کنید.

_ آموزش پذیری و استفاده ساده

باید توجه داشت که فقط ظاهر جذاب و یوزر فرندلی بودن برای یک نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین کافی نیست. نرم افزار باید کارایی راحت و ساده ای داشته باشد و از پیچیدگی در معماری آن پرهیز شده باشد. همچنین باید کار با نرم افزار به سادگی قابل آموختن باشد.

وجود اپلیکیشن موبایل نیز برای نرم افزارهای اتوماسیون اداری نیز بسیار می تواند مفید و حایز اهمیت باشد. می توانید از نرم افزاری استفاده کنید که علاوه بر ریسپانسیو بودن در بروزرها و گجت های مختلف اپ اندروید یا آی او اس نیز داشته باشد.

_ امکانات جانبی دبیرخانه

همچنین بهتر است نرم افزار اتوماسیونی انتخاب کنید که اصول مکاتبات اداری از قبیل شماره گذاری، رزرو شماره، امضا مدیران روی نامه ها، تگ گذاری، آرشیو نامه ها و … را در طراحی خود رعایت کرده باشد. بعضی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری پایین رده صرفاً نامه های آماده را می توانند گردش دهند و امکانات زیادی برای نامه نگاری ندارند.

دردسرهای سیستم اتوماسیون اداری نامناسب

طبق مطالبی که تا اینجا مطرح کردیم، فلسفه وجودی نرم افزارهای سازمانی، با توجه به بهای تمام شده و زمان و انرژی مصرفی برای آموزش و استقرار آنها، سهولت و سرعت در انجام امور است. ولی برخی اوقات استقرار نرم افزارهای اتوماسیون ادرای نه تنهاب ه سرعت و بهبود عملکرد منتهی نمی شود که عملاً این نرم افزار تبدیل به یک عامل دست و پاگیر می شود و به نوعی به یک دست انداز در مسیر فرایندها به حساب می آید.

این مثال شاید خیلی دور از ذهن نباشد که یک ایمیل از طرف یکی از شرکای تجاری خارجی به سازمان ما ارسال می شود. مجموعه هایی که از اتوماسیون های سنتی استفاده می کردند می بایست ایمیل را پرینت می گرفتند یا دانلود می کردند، سپس ایمیل دریافتی را به فایل پی دی اف تبدیل می کردند و در نهایت در سیستم اتوماسیون به عنوان یک نامه ورودی ثبت می کردند تا سفر آن نامه درون سیستم مکاتبات شرکت آغاز شود. و حتی بعضاً مدیران اگر می خواستند پارافی روی نامه داشته باشند یک بار دیگر نامه را پرینت می گرفتند و بعد از نوشتن پاراف مجدداً در اتوماسیون بارگذاری می کردند؛ و این چرخه معیوب همینطور ادامه داشت…

حال تصور کنید که به جای سیستم اتوماسیون قبلی یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب در این مجموعه مستقر شود که ورودی آن درگاه ایمیل سازمان باشد، تا چه حد در انرژی و زمان کارکنان صرفه جویی خواهد شد؟ و تا چه حد سیستم خطاناپذیرتر خواهد شد؟

کلام آخر

سیستم های اتوماسیون اداری بر خلاف گذشته به صورت آنلاین و با استفاده از اینترنت کار می کنند و همین امر سبب می شود تا بتوانید از طریق وب به نامه نگاری بپردازید. همچنین می توان از طریق اتصال اینترنتی، نامه های ورودی خود را از هر جای دنیا دریافت نمود و به آن ها پاسخ داد.

لازم است بدانید که سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، کاملترین نوع مدیریت مکاتبات اداری است و می تواند تمام نگرانی ها را از عدم دریافت نامه ها و یا آسیب رسیدن به بایگانی نامه های فیزیکی و همچنین از یاد رفتن کارهای مورد نظر در سازمان، رفع نماید.

در پایان در صورت ایجاد هرگونه پرسش یا نظر در ارتباط با مطلب بالا، آن را از طریق بخش نظرات یا شماره تماس‌های موجود در سایت با ما در میان بگذارید.

امتیازدهی

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا