در دنیای کسب و کارهای آنلاین امروزی، دانستن برخی نکات در پیشبرد اهداف کسب و کار مهم است، که یکی از آنها آگاهی از نحوه ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس است؛ زیرا همه ما به دلیل مشغله‌های زیاد، ترجیح می‌دهیم که در وقت و زمان خود نهایت صرفه جویی را داشته باشیم. قابلیت ارسال پیام خودکار در واتساپ این امکان را به ما می‌دهد تا سریع‌تر و به آسانی با مخاطبان خود در ارتباط باشیم. در این مقاله ضمن بیان نحوه ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس به سایر مطالب پیرامون آن هم خواهیم پرداخت.
آموزش ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس
واتساپ بیزینس برنامه‌ای از اپلیکیشن واتساپ است که سبب می‌شود تا ارتباطات کاری خود را به بهترین شکل ممکن پاسخگو و مدیریت کنید. نحوه ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس به این معنی است که این اپلیکیشن امکانی را برای شما فراهم کرده است تا یک پاسخ مناسب را در قالب پیام آماده، ایجاد کنید و زمانی که مخاطبان به شما پیامی را ارسال می‌کنند، پاسخ از پیش تعیین شده شما به صورت خودکار برای آنان ارسال شود. این قابلیت زمانی که اشخاص موقعیت مناسبی برای بررسی پیام‌های واتساپ به صورت سریع نداشته باشند، بسیار کارآمد خواهد بود.
با آموزش ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس می‌توان شرایطی را به وجود آورد تا مخاطبین از دریافت پیام توسط شما مطمئن شوند و اطمینان پیدا کنند که در ساعات آتی و موقعیت مناسب، حتما به پیام آنها پاسخ خواهید داد.
روش ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس
برای فعالسازی این ویژگی در پیام‌‌رسان واتساپ، باید مراحلی را به ترتیب و به درستی طی کنید. در ادامه به توضیح روش‌های ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس، به صورت گام به گام خواهیم پرداخت.
در ابتدا واتساپ بیزینس را نصب کنید؛ برای نصب واتساپ بیزینس باید ابتدا از طریق یک اپلیکیشن معتبر مثل بازار یا گوگل استور اقدام به نصب این برنامه کنید. وارد برنامه شده و عبارت Whatsap business را جستجو کنید، سپس دکمه نصب را بزنید. پس‌از نصب شدن برنامه وارد آن می‌شوید و باید تایید کنید که با شرایط و ضوابط این برنامه، موافق هستید.
سپس با توجه به اینکه آیا واتساپ فعال روی تلفن همراهتان دارید یا خیر، صفحه‌ای باز می‌شود و از شما می‌پرسد که آیا مایلید شماره‌ای که در حال حاضر روی واتساپ نصب است را به واتساپ بیزینس تبدیل کنید، در این صورت یا باید از همان شماره قبل استفاده کنید یا شماره جدیدی وارد کنید.
در این بخش از نحوه ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس، پس از اینکه شماره خود را داخل کادر وارد کردید، منتظر پیامک تایید باشید. بعد از وارد کردن کد تایید، صفحه دیگری باز می‌شود که از شما می‌پرسد می‌خواهید از اطلاعات حساب واتساپ پشتیبان‌گیری کنید و اجازه برای دسترسی به مخاطبین و گالری را از شما کسب می‌کند که پس از تایید، شما باید در قسمت بعد پروفایل بیزینسی خود را وارد کنید و اطلاعات مهم کسب و کارتان را با توضیحاتی کوتاه بنویسید.
- پس از نصب واتساپ بیزینس وارد برنامه می‌شوید و علامت سه نقطه در بالای صفحه را انتخاب کنید.
- برای فعالسازی ارسال پیام‌خودکار باید ابتدا به منوی Businuss tools مراجعه کنید.
- در این مرحله از نحوه ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس، برای ایجاد قابلیت Auto respond یا همان ارسال خودکار پیام باید گزینه away message را انتخاب کنید.
- در مرحله بعد صفحه‌ای جدید باز می‌شود که باید گزینه send away message را فعال کنید تا تنظیمات مربوط به آن را بتوانید انجام دهید.
- سپس با سه گزینه زیر رو به رو خواهید شد.
Away message
Schedule
Ricipients
در ادامه مراحل نحوه ارسال پیام خودکار به واتساپ بیزینس، این گزینه‌ها باید به صورت مجزا تنظیم شوند که به توضیح هر یک می‌پردازیم.
۱. Away message
به کمک این قسمت میتوانید پیامی را که تمایل دارید به مخاطب ارسال شود، مدیریت کنید. برای این کار پس از انتخاب گزینه داخل کادر، متن مورد نظر خود را بنویسید و در آخر کلید OK را فشار دهید.
۲. Schedule
این بخش برای تنظیمات زمان‌بندی ارسال پیام، استفاده می‌شود که در ادامه مطلب، به صورت مفصل به توضیح آن خواهیم پرداخت.
۳. Ricipients
این بخش هم به مدیریت نحوه ارسال پیام خودکار در واتساپ می‌پردازد. این بخش از نحوه ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس شامل گزینه‌هایی به شکل زیر است که به توضیح هرکدام به‌صورت مجزا خواهیم پرداخت. با انتخاب گزینه Everyone میتوانید تعیین کنید که ارسال پیام در بازه زمانی مشخصی به دلخواه شما، به تمام افراد صورت گیرد.
Everyone except، در این بخش می‌توان تعیین کرد که ارسال پیام برای تمامی مخاطبین به جز تعداد افراد محدودی که شما انتخاب می‌کنید، صورت گیرد.
only send to، گاهی لازم است که پیام فقط برای افراد خاصی از لیست مخاطبین شما ارسال شود، با این گزینه می‌توان این شرایط را فراهم کرد.
نحوه تغییر ساعت پیام خودکار در واتساپ بیزینس
آگاهی از چگونگی تغییر ساعت پیام خودکار هم به اندازه نحوه ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس اهمیت دارد. همان‌طور که در بالا اشاره شد، با استفاده از گزینه schedule می‌توان زمان‌بندی ارسال پیام در واتساپ بیزینس را مشخص کرد و این گزینه خود، شامل سه حالت کلی است که در ادامه به توضیح آنها خواهیم پرداخت.
۱. always send
با انتخاب این گزینه هر زمان که پیامی از مخاطب خود دریافت می‌کنید، پاسخ تعیین شده توسط شما برای آنها ارسال خواهد شد.
۲. custom schedule
این‌گزینه زمانی به کار می‌رود که شما قصد دارید در یک بازه زمانی که خودتان انتخاب می‌کنید، پیام ارسال شود. یعنی زمان شروع و پایان ارسال پیام خودکار را تعیین می‌کنید. برای انتخاب زمان بندی ارسال، روی گزینه کلیک کنید و سپس در کادری که باز می‌شود، ساعت، زمان و تاریخ دقیق ارسال پیام را انتخاب کنید.
۳. outside of business
این‌گزینه برای مواقعی به کار می‌رود که می‌خواهید پیام فقط در ساعت‌هایی که ساعت کاری شما به پایان رسیده باشد، ارسال شود. برای استفاده از این گزینه ابتدا در قسمت پروفایل واتساپ بیزینس خود، باید ساعت کاری خود را مشخص کنید.
مزایای ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس
حال که نحوه ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس را دانستیم بهتر است به فواید آن بپردازیم. ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس از مزایای زیادی برخوردار است که ارتباط بین صاحبان کسب و کار و مخاطبان را سهولت می‌بخشد. از مزایای واتساپ بیزینس می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- می‌توان پیام‌های قرار ملاقات و یادآوری را در زمان تعیین شده به مخاطبان مورد نظر ارسال کرد. حتی زمانی که به موبایل دسترسی ندارید یا در جلسه کاری به سر می‌برید این پیام‌ها به صورت خودکار ارسال می‌شوند.
- این امکان سبب می‌شود تا در وقت صرفه‌جویی شود. به این صورت که شما وقت زیادی را صرف جواب دادن به پیام‌ها نخواهید کرد. این امکان مخصوصا در مواقعی که حجم و تعداد پیام‌هایتان بالاست و نمی‌توانید به همه آنها رسیدگی کنید، به شما بسیار کمک می‌کند.
- این ویژگی به شما کمک می‌کند تا هیچ پیامی را از دست ندهید. زیرا به صورت خودکار به تمامی پیام‌ها در ۲۴ ساعت شبانه‌روز می‌توان پاسخ داد؛ آن هم بدون نیاز به اتلاف وقت و زمان صرف کردن جهت نوشتن پیام برای تک تک مخاطبان.
- ویژگی ارسال پیام خودکار، به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید حسن‌نیت کسب و کار خود را ثابت کنید و مشتری را از انتظار کشیدن‌های طولانی خلاص کنید و از نادیده گرفته شدن آنها جلوگیری کنید تا سبب بی‌اعتمادی نسبت به شما نشوند.
- این گزینه به شما کمک می‌کند تا اطلاعات مقدماتی در رابطه با کسب و کار خود را برای مخاطب ارسال کنید و یک پیش‌زمینه در رابطه با موضوع کسب و کار یا موضوعی که می‌خواهید، برای مخاطب ایجاد کنید.
- با این کار میتوانید زمان انتظار را به مشتریان اطلاع دهید تا آنها منتظر پاسخگویی توسط شما نباشند و در زمانی که موقعیت داشتید به پاسخگویی به مشتری بپردازید.
- میتوانید در پیام‌های نوشته شده، سوالات متداول یا نحوه کار و موضوعات مختلف مربوط به کار را برای مشتری توضیح دهید تا با منظور اصلی شما آشنا باشد و هدف شما را بداند.
- میتوانید در این پیام ها لینک وبسایت یا کانال تلگرام و یا پیج اینستاگرام را قرار دهید تا مشتری با مراجعه به آنها پاسخ سوالات خود را دریافت کند و با کار شما آشنایی بیشتری پیدا کند.
- میتوانید در این پیام‌ها لینک پاسخ‌‌‌های متداول را قرار دهید تا با مراجعه به آن بتوان پاسخ سوالات احتمالی را پیدا نمود و با نحوه کار آشنا شد.
- در این ویژگی می‌توان اطمینان داشت که به تعداد زیاد مشتریان در آن واحد و بدون صرف وقت و زمان زیاد خدمات‌دهی کرد.
- یکی دیگر از مزیت‌های این‌ویژگی این است که نیازی نیست متنی را که لازم است به کرات برای مشتریان مختلف ارسال کنید، تایپ کنید، با یکبار تنظیم ارسال پیام خودکار می‌توان پیام مورد نظر را برای مشتریان مختلف ارسال کرد.
معایب ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس
معایب ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس بسیار کمتر از مزایای آن است. اما در ادامه به بیان معایب آن هم خواهیم پرداخت.
- نمی‌توان پیام‌های گوناگونی را برای افراد مختلف ارسال کرد. به این معنی که تنها می‌توان به همه مخاطبین انتخابی تنها یک محتوا را در قالب پیام متنی ارسال کرد.
- در هنگام عدم دسترسی به اینترنت، نمی‌توان هیچگونه پیامی را به مخاطبین ارسال کرد.
- این عمل می‌تواند کمی بر میزان جذب مخاطبان و مشتریان شما تاثیر منفی داشته باشد. به دلیل اینکه در این روش به صورت مستقیم پاسخگو آنها نیستید.
سوالات متدوال
۱. چرا نحوه ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس مهم است؟
با این امکان کاربران می‌توانند برای سهولت در ارتباطات خود، پیامی را به صورت خودکار به مخاطبان ارسال کنند.
۲. چگونه زمان بندی پیام خودکار را در واتساپ بیزینس تغییر دهیم؟
با استفاده از سه گزینه always send، custom schedule، outside of business، می‌توان زمان بندی‌ها را به دلخواه تنظیم کرد.
۳. مزایای ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس چیست؟
سهولت در کار، صرفه جویی در وقت، پاسخگویی سریع.
جمع بندی
همه صاحبان کسب و کار، به صرفه جویی در وقت و سهولت در امر پاسخگویی به مشتریان خود اهمیت می‌دهند. حال ممکن است برای بسیاری از افراد نحوه ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس یک سوال مهم باشد که در این مقاله به آن پرداخته شد.
