چگونه با دور کاری در روزهای شیوع کرونا از تعطیلی شرکتمان جلوگیری کنیم؟

در قرون پیش بیماری های مسری یک بلای خانمان سوز و جهانی طلقی می شدند. وبا، طاعون، آبله و بسیاری بیماری های دیگر. در جای جای تاریخ خوانده ایم که هر کدام از این بیماری های مسری در زمان خود چندین هزار کشته بر جای گذاشته اند و مبدا تاریخی شده اند و حتی از نظرگاههای سیاسی و اقتصادی و اجتماعی تاثیر به سزایی بر دنیا گذاشته اند.

اما کمتر کسی فکر می کرد در قرن بیست و یکم و با پیشرفتهای خارق العاده علم پزشکی، همچنین وجود شبکه های اجتماعی برای آگاهی بخشی به انسانهای کره خاکی، دوباره به سرنوشت مردم قرون وسطی دچار شویم و کروناویروس، طاعون قرن نام بگیرد.

تا کنون کرونا ویروس به بیش از یکصد کشور سفر کرده و دهها هزار نفر را مبتلا کرده است. جان چندین هزار تن را گرفته و اگر واقع بین باشیم این اپیدمی به مراتب بدتر از طاعون و وبای سالیان گذشته با جهان تا کرده است. به سنت گذشته قرنطینه بهترین و عاقلانه ترین راهی است که برای مهار و جلوگیری از شیوع بیماری های مسری به نظر می رسد.

قرنطینه صرفا با حکم حکومتی برقرار نمی شود. کما اینکه هم اکنون بسیاری از مردم خود را در خانه و مکان امنی قرنطینه کرده اند حتی اگر شهر یا محله شان قرنطینه نباشد. هر چه شیوع این بیماری بیشتر می شود میل به خانه نشینی و عدم حضور در محل کار بیشتر می شود. اما در چنین شرایطی چه باید کرد؟

ضرر ویروس کرونا به اقتصاد جهانی

چین به عنوان یکی از غولهای اقتصادی بیشترین زیان را از کرونا دیده است. تنها در دو ماه گذشته برآورد شده است ۱۸۵ میلیارد دلار خسارت به اقتصاد چین وارد شده باشد. کره جنوبی به عنوان دومین کشوری که درگیر  ویروس کرونا شد ناگزیر شد فقط ۴۸۰ میلیون دلار از صندوق ذخیره ارزی برداشت کند و به بازار پولی خود تزریق کند تا حتی الامکان از ریزش نرخ ارز خود جلوگیری کند.

در این میان اقتصاد ژاپن به عنوان سومین اقتصاد دنیا ۱.۶ درصد کوچکتر شده است. در دیگر آمارها آمده است که ویروس کرونا تا کنون بیش از ۵ هزار میلیارد به بورس بازان دنیا ضرر زده است.

در ایران نیز کسب و کارهای کوچک و بزرگ با ویروس کرونا درگیر شده اند و لطمات بسیاری دیده اند. با مثالهایی ابعاد مختلف این پدیده را روشن می کنیم.

شرکتهای هواپیمایی زیان ده شده اند، کارگران روزمزد ساختمانی بیکار شده اند، کافی شاپ ها و رستوران های بیشماری تعطیل شده اند، استارتاپهای بزرگی مثل علی بابا و دیجیکالا هر کدام بیش از ۲۰۰ نفر تعدیل نیرو داشته اند و بسیاری از اصناف و فروشندگان در بهترین بازه فروش خود که بازار شب عید بوده است ناچار به تعطیلی شده اند.

از جایی که هیچ ساز و کار آماری صحیحی در کشور ما برقرار نیست میزان زیان وارده به اقتصاد ایران مشخص نیست و فقط از واژه های توصیفی می توانیم برای این وضعیت استفاده کنیم. در توصیف این روزها شاید بتوان گفت در برهه فعلی اقتصاد ایران به یک فلج موقتی دچار شده است.

دورکاری راه نجات از شرایط فعلی

توئیتر و مایکروسافت برای اطمینان بخشی به کارمندانشان هر دو بیانیه هایی مجزا اما شبیه به هم دادند. هر دو شرکت بزرگ آمریکایی تایید کردند که نه تنها هیچ تعدیل نیرویی در این اوضاع نخواهند داشت بلکه حقوق تمام پرسنل به صورت منظم طبق روال گذشته پرداخت خواهد شد. اما راز این مانایی در چیست؟

در بیانیه توئیتر به صراحت ذکر شده است که کارکنان ما به علت رعایت مسائل بهداشتی و عدم تماس با دیگران نیازی به  حضور در محل شرکت ندارند و تا اطلاع ثانوی دورکاری خواهند کرد.

شاید تصور کنید که توئیتر یا دیگر استارتاپها حق دارند چنین تصمیمی بگیرد. زیرا کسب و کار آنها بر پایه اینترنت است؛ اما اشتباه همینجاست. کسب و کارهای مبتنی بر فضای آنلاین از ابتدا بدین صورت نبوده اند. آنها با توجه به نیاز به آنلاین شدن جامعه و بر اساس هوش تجاری مدیرانشان، ساز و کاری برای بیزینس خود چیده اند که امروز کمتر به فضای کار فیزیکی نیاز پیدا می کنند.

شخصی که دو سال گذشته ایده خشکشویی آنلاین را عملیاتی کرد شاید به امکان افتادن چنین اتفاقی نیندیشده بود اما همان شخص در دوران قرنطینه خانگی بیشترین سود را خواهد برد. پس نمی توان گفت که دورکاری و انحام آنلاین امور مشاغل صرفا مختص کسب و کارهای اینترنتی است. در واقع دورکاری ابزاری دارد که در صورت در اختیار داشتن آنها نه تنها می توان از تعطیلی یا زیان دهی شرکتها جلوگیری کرد، بلکه به علت کاهش چشمگیر هزینه ها امکان کسب سود سرشار را نیز در اختیار هر بیزینسی قرار می دهد.

ابزار مورد نیاز برای دورکاری

برای دورکاری یا آنلاین کار کردن ابزار متفاوت و مختلفی نیاز است. از تلفن گرفته تا شبکه های اجتماعی و نرم افزارهای آنلاین همه می توانند ما را در دوران قرنطینه اجباری و دورکاری به روز نگه داشته و باعث شوند وظایف تمام پرسنل به خوبی گذشته انجام شود. در ادامه ابزار مورد نیاز برای دورکاری را به شما معرفی خواهیم کرد؛

تلفن

نه فقط تلفن های اینترنتی بلکه تلفن های مخابراتی و موبایل نیز می توانند در ایام دورکاری بسیار کمک کننده باشند.

در صورت وجود یک دیتابیس مدون برای شماره تلفن مشتریان، پیمانکاران، تامین کنندگان و به طور عام کسانی که کارمندان به صورت رزومره با آنها سر و کار دارند این امکان وجود دارد که در منزل با یک خط تلفن ساده بسیاری از امور پیگیری شود.

به عنوان مثال تصور کنید یک کارشناس مالی که مسئول دریافت و پرداختهای شرکت است فقط کافی است لیستی از بدهکاران و بستانکاران با مانده حساب و شماره تلفنشان در اختیار داشته باشد. وی می تواند از منزل تمام مراحل پیگیری کارهای خود را از راه دور انجام دهد.

ایمیل و درگاههای ارتباطی آنلاین

امروزه تمامی شرکتها علاوه بر آدرس پستی و تلفن، آدرس الکترونیکی و شماره پیام رسان نیز دارند. وجود پست الکترونیک و استفاده از شبکه های اجتماعی برای دریافت و ارسال پیامها علاوه بر ارتباطات برون سازمانی برای ارتباط با کارمندان در درون سازمان نیز بسیار مفید است و این دسترسی ها در ایام دورکاری نیز بدون خلل انجام خواهد پذیرفت.

سی آر ام

سامانه ارتباط با مشتریان یا CRM یکی از مهمترین و مفیدترین ابزارهایی است که در چنین روزهایی به کار پرسنل شرکت علی الخصوص پرسنل واحد فروش می آید. فروش به عنوان مهمترین فرایند و شریان اصلی ارگانیسم سازمانی نیاز دارد که به کلیه سرنخ ها، فرصت های تجاری، مشتریان، پیش فاکتورها، سفارشات و لیست قیمتها دسترسی داشته باشد.

وجود یک CRM ابری در یک سازمان با دیتای به روز و قابل اتکا این امکان را به هر کارمندی می دهد که از هر مکانی حتی در منزل بتواند فرایند فروش را پیگیری کند.

فروشگاه اینترنتی

از فروشگاه اینترنتی و قابلیت فروش اقلام در اینترنت نباید غافل شد. هر چند طراحی و استقرار یک فروشگاه اینترنتی به سرعت و سادگی امکان پذیر نیست ولی وجود مقری برای فروش اقلام و محصولات و خدمات هر مجموعه ای بر بستر اینترنت و فضای مجازی لازم است.

فرایندساز آنلاین

فرم های جاری در هر سازمان به دو شکل گردش پیدا می کنند؛ کاغذی و الکترونیک. بسیاری از سازمانها از فرمهای کاغذی مدتی است دیگر استفاده نمی کنند و تمام فرمهای سازمانی خود را الکترونیک نموده و گردش آنها در سازمان را از طریق نرم افزارهای فرایندساز مشهور به BPMS به جریان می اندازند. در این نرم افزارها علاوه بر فرمهای رایج در هر سازمان فرایندهای سازمانی نیز مدون شده و به صورت الکترونیک و آنلاین ثبت، ردیابی و گزارش گیری می شوند.

در ایام دورکاری کارکنان نیازمند ثبت فرم های مرخصی، اضافه کاری، درخواست خرید و دیگر فرمها و فرایندها در سامانه آنلاین هستند همچنین مدیران می توانند به صورت آنلاین این فرمها و درخواستها را تایید یا رد کرده و به فرایند حریان بخشند.

پایگاه داده یا مدیریت مستندات

آرشیو اسناد و مدارک مورد نیاز در هر سازمانی به شکلی صورت می پذیرد. از استفاده از زونکن های فیزیکی و آرشیو روی سرور یا کامپیوترهای شخصی گرفته تا آرشیو آنلاین بر روی نرم افزارهای مدیریت مستندات یا DMS. در صورتی که از نرم افزارهای مدیریت مستندات آنلاین در شرکت استفاده شود، در ایام دورکاری امکان دسترسی به تمام مستندات، پیش نویس قراردادها و دیگر اسناد برای کارکنان فراهم می شود.

نرم افزارهای مدیریت وظایف آنلاین

برای اطمینان از صحت عملکرد کارکنان و تقسیم صحیح وظایف بین آنها می توان از نرم افزارهای آنلاین مدیریت وظایف مثل TRELLO استفاده کنیم. در این نرم افزارها هر وظیفه به شخص یا یک تیم اختصاص داده می شود و افراد علاوه بر ثبت روند کارها می توانند توضیحاتی را برای هر تسک در درون کارتهای مخصوص یادداشت کنند. نسخه های فارسی نظیر TASKULU  و ASANA نیز از این دست هستند.

نرم افزارهای حسابداری آنلاین

یکی دیگر از ابزارهای مهم در هر سازمانی نرم افزار حسابداری آن مجموعه است. با توجه به استفاده اغلب شرکتها از نرم افزارهای حسابداری لوکال تا چندی پیش، این تصور که روزی نرم افزارهای حسابداری آنلاین جایگزین شوند و بتوانند کلیه امور مالی و حسابداری شرکت را از راه دور ثبت و ضبط کنند کمی دور از ذهن به نظر می رسید. اما امروزه بسیاری از شرکتهای بزرگ و کوچک با اعتماد به سرویس های ابری از نرم افزارهای مالی آنلاین استفاده می کنند و در دوران دورکاری نیز به موجودی های کالا، نقد و بانک، گزارشات مالی و دیر اطلاعات حسابداری خود دسترسی دارند.

با وجود یک نرم افزار حسابداری ابری، حسابداران و مدیران مالی می توانند در دوران قرنظینه بدون دغدغه دورکاری کنند.

اورست؛ ارائه دهنده سرویس های ابری مورد نیاز برای دورکاری

برخی از ابزارهای مورد نیاز برای دورکاری که در بالا نام برده شد تخصصی بوده و نیاز به طراحی و استقرار ویژه دارند. نرم افزارهایی مثل سی آر ام ابری، فرایند ساز و مدیریت مستندات، همچنین نرم افزار حسابداری ابری در این دوران بسیار کارآمد خواهند بود.

اما شرکت های نرم افزاری که قابلیت ارائه این نرم افزارها به صورت آنلاین را داشته باشند و در عین حال از رزومه درخشانی نیز در زمینه استقرار نرم افزارهای ابری برخوردار باشند انگشت شمارند. محموعه اورست با سیزده سال سابقه در زمینه ارائه راهکارهای نرم افزاری به سازمانهای کوچک و بزرگ، همچنین با در اختیار داشتن یک سرور عظیم و ایمن آماده است تا مشاوره های لازم برای استقرار نرم افزارهای آنلاین را برای هر کسب و کاری به صورت رایگان در اختیار شما قرار دهد